Steeds meer bedrijven maken gebruik van zakelijke telefonie. De reden hiervoor is om de bereikbaarheid te behouden, maar ook om efficiënter te kunnen werken. Een van de functies die veel gebruikt wordt in geval van zakelijke telefonie, is de zogenaamde call recording. Met call recording kunnen gesprekken opgenomen worden en voor verschillenden doeleinden gebruikt worden. Een van de doelen hiervan, is bijvoorbeeld voor kwaliteitsdoeleinden en serviceverbetering. Een andere reden om gebruik te maken van opgenomen gesprekken, is voor het opnemen van overeenstemmingen of toezeggingen van contracten. Het is echter wel belangrijk voor bedrijven, om ten alle tijden de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht te nemen.

Tip: VOIP diensten van Belfabriek

Een telefoongesprek opnemen door een bedrijf is toegestaan, mits de klant is ingelicht

Vanuit een klant gezien is het altijd legaal om een gesprek op te nemen, mits je zelf onderdeel bent van het gesprek. Wanneer je als bedrijf gebruik maakt van een call recording en een gesprek deels of volledig opneemt, omdat je een contract aan het afsluiten bent of gaat afsluiten, dan hoeft hier geen toestemming voor gevraagd te worden. Wat hier echter wel belangrijk bij is, is dat de klant wordt ingelicht over het feit dat er wordt opgenomen. Ook wanneer een gesprek volledig wordt opgenomen voor bijvoorbeeld kwaliteitsdoeleinden moet de klant aan het begin van het gesprek worden ingelicht.

Uitgelicht: Hosted VOIP zakelijk – Belfabriek

Elk bedrijf heeft in Nederland een informatieplicht

In Nederland is elk bedrijf verplicht om te voldoen aan de informatieplicht. Dit betekent dat klanten altijd achteraf het recht hebben om hun opgenomen gesprek op te vragen. Een bedrijf moet ook altijd transparant zijn over waar de opnames of eventuele persoonsgegevens voor gebruikt zullen worden. Het kan soms voorkomen dat mensen een overeenstemming afgesloten hebben via de telefoon, maar hier zelf niet van op de hoogte zijn, in deze gevallen biedt de gespreksopname uitkomst en is deze ook rechtsgeldig. Met betrekking tot een duur van de bewaarplicht voor bedrijven zijn geen heldere richtlijnen bekend, maar er mag aangenomen worden dat redelijkheid bepalend is en er altijd een juridische grond moet zijn voor een lopende overeenkomst tussen een klant en een bedrijf.